7 points clés à connaître pour la bonne organisation de votre événement

EVENEMENT ENTREPRISE, SEMINAIRE

Préparez votre TO DO liste !

A travers cet article, découvrez les inévitables points à prendre en compte.

1/ L’organisation :

Que vous fassiez appel à une agence événementielle et/ou de communication, un prestataire confirmé ou un traiteur d’organisation d’événements, chaque projet doit être guidé par un chef de projet et une équipe qualifiée. De cette manière chaque tâche est bien définie : sécurité, invitations, restauration, accueil des invités, etc.

2/ Les invités :

Plus le nombre d’invités est grand, plus le nombre de personnel est important ! Tout dépend de votre budget.

Les invitations sont à envoyer par voie postale 3 semaines avant l’événement avec un rappel 1 semaine avant. Les invitations numériques sont de plus en plus utilisées, sous le format de QR code.

On compte entre 10 à 20% de no-show (personne ayant prévu de venir mais n’étant pas là le jour J).

3/ La date :

La date doit convenir à la majorité des invités.

Concernant la presse, un lundi, mercredi ou vendredi soir feront l’affaire !

4/ Le lieu :

Adaptez la capacité de la salle au nombre d’invités.

Lors du repérage, projetez-vous afin de vérifier si les critères de la salle correspondent à votre événement. Selon l’événement, des aménagements peuvent être faits comme l’installation d’une scène, d’une piste de danse, de stands.

5/ L’animation :

Afin de divertir vos convives, prévoyez des animations de toute sorte : magicien, humoriste, mini-concert. Une animation dure entre 30 à 45 minutes.

Pour plus de fluidité, un maître de cérémonie peut animer votre événement.

6/ La restauration :

En fonction du lieu choisi, notamment dans les hôtels et restaurants, des offres repas sont déjà prévues, facilitant l’établissement du devis.

Pensez à prévoir des plats de substitution si certains de vos convives ont des allergies.

7/ Le budget :

Il définit l’importance de votre événement et la qualité des prestations.

Source : l’Événementiel Magazine – Article du 16/08/2020